Integráció, együttműködés

Egy jó CAFM rendszer sosem szigetmegoldásként alkalmazandó, hanem a vállalatirányítási (ERP) rendszer szerves részeként. Amíg a vállalatirányítási rendszerek pénzügyi szemlélettel kezelik az adatokat és segítik a naprakész döntéshozatalt, addig a CAFM szoftverrendszer műszaki megközelítéssel kezel sokszor átfedő adatköröket. Ez a lényeges különbség lehetővé teszi, hogy mind pénzügyileg, mind műszakilag megfelelő minőségben üzemeljen a vállalat ingatlanállománya, miközben minimalizálható a rászánt költségkeret.

Átfedő adatkörök e rendszerek között jellemzően a költséghely struktúra, a személyi állomány, a cégnyilvántartás de sok esetben az eszközleltár is, mivel annak megléte mind pénzügyi mind műszaki szempontból fontos lehet.

A pénzügyi rendszerek (pl. az SAP) és FM szoftverrendszerek között az integrációnak több foka létezik, és általában ezek egymás mellett más-más szinten valósulnak meg adatkörönkét.

Bár az integráció sok esetben online, folyamatos élőkapcsolatot igényelhet, a legtöbb esetben elegendő időszakos adatfrissítést és adatátadást végezni. Az adatkapcsolat tartalmát és mikéntjét mindig projekt alapon szükséges meghatározni, nincs két cég, akinek épp egyforma adatok lennének a fontosak, sőt azok rendelkezésre állása is jellemzően eltér.

Elsődlegesen a következő adatköröket szokás átvenni a pénzügyi rendszerekből:

  • Költséghely struktúra
  • Büdzsé elemek
  • Személyi állomány
  • Bérlői állomány
  • Alvállalkozói állomány
  • Szerződések
  • Eszközleltár

Jellemzően a létesítménygazdálkodási rendszer is számos adatot szolgáltat a pénzügyi rendszer irányába:

  • Bérelt területeket bérlőkre bontva
  • Bérlethez kapcsolódó egyéb költségeket – pl. egyéb szolgáltatási vagy javítási költségeket, közmű költségeket felosztva terület vagy egyedi megállapodás alapján
  • Fizikai eszközleltár információkat – azaz 100db egyszerre aktivált szék esetén FM szempontból lényeges, hogy azok hol helyezkednek el pontosan
  • Karbantartási munkalapokat, azok összegeit
  • Elkészült munkák esetén a munkalapokhoz kapcsolva azok fizethető státuszát
  • Intelligens mérőórák mért értékeit – pl. használat arányos bérlői fogyasztás elszámolásához
  • Elszámolható kötbér értékek pl. SLA szerződések alkalmazása esetén

és persze millió egyedi adatot, amit minden felhasználó egyedileg meghatározhat.

Az integráció technikailag jellemzően úgy valósul meg, hogy a projekt bevezetési fázisában ügyfeleink meghatározzák,, hogy pontosan milyen adatköröket is kívánnak a két rendszer között átadni, és azt is, hogy milyen formában. Ezt követően a CAFM rendszer szakértők eldöntik, hogy ez milyen formában is történjen meg és persze milyen gyakorisággal.

Legegyszerűbb, amikor a két rendszer egymás közt offline, azaz kézi adatátadással Excel fájlokat cserél. Ilyenkor egy arra jogosult felhasználó előre meghatározott Excel formában kimenti az érintett adatállományt, majd a másik rendszer arra dedikált funkciójával betölti az adatokat az adatbázisba.

Ennél jóval nagyobb biztonságot ad, amikor az arra hivatott felhasználó kézi indításával a két rendszer automatikusan, a háttérben végzi el az adatcserét. Ilyenkor mód van arra is, hogy adatellenőrzésen menjen keresztül az adatok átadása, ami biztosítja, hogy mindkét rendszer konzisztens, jó adatokat kapjon a másiktól.

Ehhez nagyon hasonló az, amikor előre megadott intervallumonként vagy egyéb szabály alapján a pénzügyi és az FM szoftverek automatikusan végzik el az adatáttöltést, majd azok áttöltési eredményét rögzítik, naplózzák. Ilyenkor persze kérhető a rendszer, hogy hiba esetén azt e-mailben azonnal jelezze egy meghatározott felhasználónak vagy felhasználói csoportnak.

Az integráció legszorosabb módja az, amikor a két rendszer egyes eseményei automatikus adatátadást eredményeznek a másik rendszerben. Erre jó példa lehet a karbantartási munkalapok átadása, melyek azok nyomtatásakor – azaz a munka kezdésekor – automatikusan átkerülnek a pénzügyi rendszerbe minden adatukkal. Később, amikor a munka elkészült, akkor teljes pénzügyi adatai is átkerülnek a pénzügyi rendszerben, majd miután egy arra jogosult személy lezárja és sikeresnek minősíti a munkát, akkor a pénzügyi rendszer automatikus tájékoztatást kap a fizethetőségről (vagy annak előkészítéséről).

Legyen bármelyik kapcsolati megoldás is alkalmazva, vagy akár azok ötvözete fontos hangsúlyozni, hogy az FM rendszer nem szigetmegoldás, hanem szerves része a vállalatirányítási rendszernek. Az SAP vagy egyéb pénzügyi rendszer integrációja, annak mikéntje jelentős hatással lehet a létesítmény gazdálkodási költségekre, vagy szolgáltatási minőségre.