インテグレーション

優れたCAFMシステムは孤立したソリューションとしてではなく、ERP(enterprise resource planning)システムの一部として運用されます。ERPシステムがファイナンシャル的アプローチでデータを処理し意思決定をサポートしている一方、CAFM システムはエンジニアリング的アプローチで同じデータを処理します。この決定的な違いが不動産ポートフォリオに対する質の高い管理とコストの最小化を可能にします。

両システム間で通常重複するデータはコスト、人材、会社ですが、多くの場合、不動産・動産のデータもファイナンス、エンジニアリング両方の視点から重要になることがあります。
インテグレーションの方法については、オンライン接続ではなく、定期的なデータのアップロードとトランスファーで十分な場合が多くあります。必要なデータの内容や接続の方法についてはクライアントごと、プロジェクトごとに異なるため個別に検討する必要があります。

ファイナンスシステムからCAFMシステムへ取り込まれるデータ例:

  •         コストセンター体系
  •         予算項目
  •         社員、スタッフデータ
  •         賃貸、レンタルデータ
  •         業者データ
  •         契約書
  •         資産リスト

CAFMシステムからファイナンスシステムへ取り込まれるデータ例:

  • 賃貸面積とその内訳
  • 賃貸に関するその他コスト-修繕コスト、面積あたりでの公共サービス使用料金など
  • 什器備品や設備の正確な配置場所
  • メンテナンス作業指示書データ
  • テナントごとの公共サービス消費量
  • SLA契約(サービス品質保証契約)に基づくペナルティ

当然のことならが、対象となるデータグループは無数にあり、プロジェクトごとに検討しなければなりません。

インテグレーションには様々な段階がありますが、通常、プロジェクトの初期段階で転送するデータとフォーム、周期を決めます。

もっとも簡単なのはオフラインでエクセルファイルを交換する方法です。これはマニュアルでの処理になりますので、権限のあるユーザーが仕様に従って操作をします。

より確実な方法は、マニュアル操作で運用を開始した後、データの自動転送に切り替える方法です。この場合、自動転送の過程でデータをチェックすることができるため、適切なデータの転送が保証されます。また、データ転送中にエラーが発生した場合などは直ちにEメールで担当者に通知されるよう設定することもできます。

システムインテグレーションの方法に関わらず、大事なことは、CAFMシステムはひとつの孤立したソリューションではなく経営資産計画システムの一部として運用することができ、これによってファシリティマネージメントにおけるコストとサービスの品質に効果をもたらすことができるということです。